Giao việc là một quá trình quan trọng trong tổ chức, nơi các nhiệm vụ và trách nhiệm được chuyển giao từ người này sang người khác. Việc giao việc đúng người có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm tăng hiệu suất làm việc, phát triển nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm “giao việc” và những lợi ích của việc giao việc đúng người trong tổ chức.
1. Giao việc là gì?
Giao việc là quá trình chuyển giao các nhiệm vụ và trách nhiệm từ một cá nhân hoặc một nhóm người sang một cá nhân hoặc một nhóm người khác trong tổ chức. Quá trình này thường xảy ra khi một người không thể hoàn thành công việc của mình hoặc khi có sự phân công công việc mới.
Việc giao việc đòi hỏi sự hiểu biết về kỹ năng và khả năng của từng cá nhân trong tổ chức để đảm bảo rằng công việc được giao cho người phù hợp nhất. Điều này đòi hỏi sự quan tâm và sự hiểu biết về từng thành viên trong tổ chức.
2. Lợi ích của giao việc đúng người
Giao việc đúng người có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc giao việc đúng người:
Tăng hiệu suất làm việc
Khi công việc được giao cho người phù hợp nhất, hiệu suất làm việc sẽ tăng lên. Mỗi người có những kỹ năng và khả năng riêng, và khi công việc được giao cho người có kỹ năng phù hợp, họ có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Theo một nghiên cứu của Gallup, các tổ chức có xu hướng giao việc đúng người có tỷ lệ tăng trưởng doanh thu cao hơn 10% và tỷ lệ giảm chi phí cao hơn 20% so với các tổ chức không thực hiện quá trình này.
Phát triển nhân viên
Việc giao việc đúng người cũng có thể giúp phát triển nhân viên. Khi một người được giao một công việc phù hợp với kỹ năng và khả năng của mình, họ có cơ hội để phát triển và nâng cao kỹ năng của mình.
Theo một báo cáo của Deloitte, các tổ chức có xu hướng giao việc đúng người có tỷ lệ tăng trưởng nhân viên cao hơn 30% so với các tổ chức không thực hiện quá trình này.
Tạo ra một môi trường làm việc tích cực
Khi công việc được giao cho người phù hợp, người đó sẽ cảm thấy tự tin và hài lòng với công việc của mình. Điều này có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người làm việc với sự đam mê và sự cam kết cao.
Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, các tổ chức có xu hướng giao việc đúng người có tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận cao hơn 20% so với các tổ chức không thực hiện quá trình này.
3. Cách giao việc đúng người trong tổ chức
Để giao việc đúng người trong tổ chức, có một số bước quan trọng cần được thực hiện:
Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm
Trước khi giao việc cho ai đó, cần xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc đó. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được giao cho người phù hợp và rõ ràng.
Cần mô tả chi tiết về công việc, bao gồm mục tiêu, kỹ năng yêu cầu và kết quả mong muốn. Điều này giúp người nhận công việc hiểu rõ những gì được yêu cầu từ họ.
Đánh giá kỹ năng và khả năng của từng cá nhân
Sau khi xác định nhiệm vụ và trách nhiệm, cần đánh giá kỹ năng và khả năng của từng cá nhân trong tổ chức. Điều này giúp xác định người phù hợp nhất để giao việc.
Có thể sử dụng các phương pháp đánh giá như phỏng vấn, kiểm tra kỹ năng và xem xét kinh nghiệm làm việc trước đây để đánh giá kỹ năng và khả năng của từng cá nhân.
Giao việc và theo dõi
Sau khi xác định người phù hợp, cần giao việc cho họ một cách rõ ràng và chi tiết. Cung cấp thông tin về công việc, mục tiêu, thời hạn và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào.
Sau khi công việc được giao, cần theo dõi tiến độ và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.
4. Thực hiện giao việc đúng người trong tổ chức
Để thực hiện giao việc đúng người trong tổ chức, có một số yếu tố quan trọng cần được xem xét:
Hiểu biết về từng thành viên trong tổ chức
Để giao việc đúng người, cần hiểu biết về từng thành viên trong tổ chức. Cần biết về kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm của từng cá nhân để có thể xác định người phù hợp nhất cho công việc.
Có thể sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, đánh giá kỹ năng và xem xét kinh nghiệm làm việc trước đây để thu thập thông tin về từng thành viên trong tổ chức.
Phân công công việc dựa trên kỹ năng và khả năng
Sau khi hiểu biết về từng thành viên trong tổ chức, cần phân công công việc dựa trên kỹ năng và khả năng của từng cá nhân. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được giao cho người phù hợp nhất.
Cần xác định rõ mục tiêu, yêu cầu và kết quả mong muốn của công việc để có thể phân công một cách rõ ràng và chi tiết.
Theo dõi tiến độ và cung cấp hỗ trợ
Sau khi công việc được giao, cần theo dõi tiến độ và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.
Cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người có thể giao tiếp và hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc.
5. Ví dụ về lợi ích của giao việc đúng người
Việc giao việc đúng người có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Dưới đây là một ví dụ về lợi ích của việc giao việc đúng người:
Tăng hiệu suất làm việc
Một công ty phần mềm giao việc phát triển phần mềm cho một dự án mới cho một nhóm nhân viên. Thay vì chỉ giao công việc cho những người có kinh nghiệm trong phát triển phần mềm, công ty đã xem xét kỹ năng và khả năng của từng cá nhân trong nhóm.
Kết quả là, công ty đã giao các nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng và khả năng của từng cá nhân. Kết quả là, hiệu suất làm việc của nhóm đã tăng lên đáng kể và dự án đã hoàn thành đúng thời hạn.
6. Tổng kết
Giao việc đúng người là một quá trình quan trọng trong tổ chức. Việc giao việc đúng người có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm tăng hiệu suất làm việc, phát triển nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
Để thực hiện giao việc đúng người, cần xác định nhiệm vụ và trách nhiệm, đánh giá kỹ năng và khả năng của từng cá nhân và giao việc một cách rõ ràng và chi tiết. Cần theo dõi tiến độ và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.
Với việc thực hiện giao việc đúng người, tổ chức có thể tận dụng tối đa tài năng và khả năng của từng cá nhân, từ đó tạo ra sự phát triển và thành công bền vững.
