Trong thế giới công nghệ hiện đại, email đã trở thành một phương tiện giao tiếp quan trọng và phổ biến. Với sự phát triển của các dịch vụ email như Gmail, việc gửi và nhận email đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, có một số khái niệm trong email vẫn gây khó hiểu cho nhiều người, đặc biệt là CC và BCC. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về CC trong Gmail là gì và phân biệt giữa CC và BCC khi gửi Email.
1. CC trong Gmail là gì?
CC là viết tắt của “Carbon Copy” (bản sao carbon). Khi bạn thêm một địa chỉ email vào trường CC khi gửi một email, người nhận sẽ thấy rõ rằng bạn đã sao chép thông điệp này cho họ. Điều này có nghĩa là người nhận không phải là người chính được gửi email này, nhưng họ vẫn có thể xem toàn bộ nội dung của email và biết ai còn được sao chép vào.
Ví dụ: Nếu bạn muốn thông báo cho một nhóm người về một cuộc họp sắp tới, bạn có thể thêm các địa chỉ email của họ vào trường CC. Như vậy, tất cả mọi người trong nhóm sẽ biết về cuộc họp và ai còn được sao chép vào.
2. Phân biệt giữa CC và BCC khi gửi Email
Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc sao chép email cho người khác, CC và BCC có một số khác biệt quan trọng. Dưới đây là một số điểm khác biệt giữa CC và BCC:
2.1. Người nhận
Khi bạn thêm một địa chỉ email vào trường CC, người nhận sẽ thấy rõ rằng họ đã được sao chép vào email này. Trong khi đó, khi bạn thêm một địa chỉ email vào trường BCC, người nhận không thể biết ai còn được sao chép vào email.
Ví dụ: Nếu bạn gửi một email với các địa chỉ email của mọi người trong công ty vào trường CC, tất cả mọi người sẽ biết ai còn được sao chép vào email này. Tuy nhiên, nếu bạn thêm các địa chỉ email vào trường BCC, không ai trong công ty sẽ biết ai còn được sao chép vào email.
2.2. Quyền riêng tư
Việc sử dụng trường BCC có thể giúp bảo vệ quyền riêng tư của người nhận. Khi bạn gửi một email với các địa chỉ email của mọi người vào trường CC, tất cả mọi người đều có thể thấy địa chỉ email của nhau. Điều này có thể gây phiền toái hoặc vi phạm quyền riêng tư của một số người.
Ví dụ: Nếu bạn gửi một email với các địa chỉ email của mọi người trong danh sách khách hàng vào trường CC, các khách hàng có thể không muốn để lộ địa chỉ email của họ cho những người khác trong danh sách.
2.3. Phản hồi
Khi bạn gửi một email với các địa chỉ email vào trường CC, tất cả mọi người trong danh sách CC sẽ nhận được bất kỳ phản hồi nào từ người nhận chính. Điều này có thể dẫn đến việc nhận được nhiều email không cần thiết hoặc làm rối loạn luồng công việc.
Ví dụ: Nếu bạn gửi một email với các địa chỉ email của mọi người trong nhóm làm việc vào trường CC và yêu cầu mọi người đưa ra ý kiến, tất cả mọi người trong nhóm sẽ nhận được tất cả các phản hồi từ người nhận chính. Điều này có thể làm rối loạn luồng công việc và gây khó khăn trong việc theo dõi ý kiến của từng người.
2.4. Số lượng người nhận
Trong Gmail, bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email vào trường CC, trong khi trường BCC chỉ cho phép bạn thêm một địa chỉ email duy nhất. Điều này có nghĩa là bạn có thể sao chép email cho nhiều người bằng cách thêm các địa chỉ email vào trường CC, trong khi trường BCC chỉ cho phép bạn sao chép email cho một người duy nhất.
Ví dụ: Nếu bạn muốn thông báo cho một nhóm lớn về một sự kiện sắp tới, bạn có thể thêm các địa chỉ email của tất cả mọi người vào trường CC. Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi một email riêng tư cho mỗi người trong danh sách, bạn có thể thêm các địa chỉ email vào trường BCC để mỗi người chỉ nhận được email riêng tư của mình.
2.5. Hiển thị
Khi bạn gửi một email với các địa chỉ email vào trường CC, tất cả mọi người trong danh sách CC sẽ nhìn thấy nhau và biết ai còn được sao chép vào email này. Trong khi đó, khi bạn gửi một email với các địa chỉ email vào trường BCC, không ai trong danh sách BCC sẽ nhìn thấy nhau hoặc biết ai còn được sao chép vào email.
Ví dụ: Nếu bạn gửi một email với các địa chỉ email của mọi người trong công ty vào trường CC, tất cả mọi người sẽ nhìn thấy nhau và biết ai còn được sao chép vào email này. Tuy nhiên, nếu bạn thêm các địa chỉ email vào trường BCC, không ai trong công ty sẽ nhìn thấy nhau hoặc biết ai còn được sao chép vào email.
3. Lợi ích của việc sử dụng CC và BCC
Cả CC và BCC đều có lợi ích riêng của chúng khi gửi Email. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng CC và BCC:
3.1. CC
– Gửi thông báo cho một nhóm người: Khi bạn thêm các địa chỉ email vào trường CC, tất cả mọi người trong nhóm sẽ biết về thông điệp và ai còn được sao chép vào.
– Theo dõi luồng công việc: Khi bạn gửi một email với các địa chỉ email vào trường CC và yêu cầu phản hồi từ mọi người, bạn có thể theo dõi ý kiến của từng người trong nhóm.
3.2. BCC
– Bảo vệ quyền riêng tư: Khi bạn thêm các địa chỉ email vào trường BCC, người nhận không thể biết ai còn được sao chép vào email. Điều này giúp bảo vệ quyền riêng tư của người nhận.
– Gửi email riêng tư: Khi bạn muốn gửi một email riêng tư cho mỗi người trong danh sách, bạn có thể thêm các địa chỉ email vào trường BCC để mỗi người chỉ nhận được email riêng tư của mình.
4. Cách sử dụng CC và BCC trong Gmail
Để sử dụng CC và BCC trong Gmail, bạn có thể làm theo các bước sau:
4.1. Sử dụng CC trong Gmail
– Bước 1: Mở Gmail và tạo một email mới.
– Bước 2: Nhập địa chỉ email của người nhận chính vào trường “To”.
– Bước 3: Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn sao chép vào trường “CC”.
– Bước 4: Viết nội dung email và gửi đi.
4.2. Sử dụng BCC trong Gmail
– Bước 1: Mở Gmail và tạo một email mới.
– Bước 2: Nhập địa chỉ email của người nhận chính vào trường “To”.
– Bước 3: Nhấp vào biểu tượng “BCC” để hiển thị trường BCC.
– Bước 4: Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn sao chép vào trường “BCC”.
– Bước 5: Viết nội dung email và gửi đi.
5. Tổng kết
Trên đây là một số thông tin về CC trong Gmail là gì và phân biệt giữa CC và BCC khi gửi Email. CC và BCC đều là công cụ hữu ích trong việc gửi email và có những lợi ích riêng của chúng. Việc hiểu rõ về cách sử dụng CC và BCC sẽ giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có khi gửi email và bảo vệ quyền riêng tư của người nhận.
